Datenschutzerklärung – Todesfall (Der Ratgeber)

Stand: Juni 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der App „Todesfall" (Der Ratgeber).

Diese App leistet keine Rechtsberatung. Sie bereitet Schreiben vor, die Sie selbst prüfen und versenden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:
AppProject.de
In den Hüttenäckern 35
74235 Erlenbach
E-Mail: todesfall-support@appproject.de

2. Grundsätze und Überblick

Die App ist „lokal-first" konzipiert. Ihre Falldaten werden verschlüsselt ausschließlich auf Ihrem Gerät gespeichert. Es gibt kein Nutzerkonto, und es findet kein Tracking statt. Zur Auswertung von Dokumenten und zur Recherche von Kontaktadressen werden einzelne Daten vorübergehend an einen von uns betriebenen Vermittlungsdienst („Proxy") und von dort an einen KI-Dienst übermittelt (Ziffer 4 und 5).

3. Welche Daten verarbeitet werden

Auf dem Gerät gespeichert: Name, ggf. Geburts-/Sterbedatum der verstorbenen Person; Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Rolle; hochgeladene Dokumente (z. B. Sterbeurkunde, Vollmacht, Erbschein, Kontoauszüge, Policen); erkannte Stellen, Aufgaben und generierte Schreiben.
Vorübergehend übermittelt: bei der Dokumenten-Analyse die Bilddaten des Dokuments; bei der Adressrecherche ausschließlich der Name der zu informierenden Stelle (keine personenbezogenen Daten).
Auf dem Server (Proxy): technisch notwendige Verbindungsdaten; zur Missbrauchsabwehr eine gekürzte/gehashte IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit. Inhalte werden nicht protokolliert.

4. Verarbeitung auf dem Gerät

Die Falldaten werden mit den Schutzmechanismen des Betriebssystems (Apple Data Protection) verschlüsselt gespeichert. Sie können einen Fall jederzeit vollständig und unwiderruflich löschen.

5. Übermittlung an Proxy und KI-Dienst

Zur automatischen Auswertung werden die genannten Daten verschlüsselt (HTTPS) an unseren Proxy und von dort an den KI-Dienst Anthropic (Claude API) weitergeleitet.

Transient: Inhalte werden nur zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.
Auftragsverarbeitung: Mit den Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung durch Anthropic kann in einem Drittland (USA) erfolgen; abgesichert durch geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie, soweit verfügbar, EU-Verarbeitung und Zero-Data-Retention/kein Training mit Ihren Daten).
Webrecherche: Für die Adressrecherche wird eine Websuche genutzt; dabei wird nur der Stellenname als Suchbegriff verwendet.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erkennung von Verträgen, Erstellung von Schreiben, Adressrecherche: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Besondere Kategorien (Kontoauszüge können z. B. Religion, Gesundheit, Gewerkschaft offenbaren): Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Betrieb/Missbrauchsabwehr des Proxys: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (in der App unter Einstellungen).

7. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Hosting des Proxys: Strato AG, 10249 Berlin
KI-Dienst: Anthropic PBC (Claude API)

8. Speicherdauer und Löschung

Auf dem Gerät: bis Sie den Fall oder die App löschen. Beim Proxy/KI-Dienst: nur für die Dauer der jeweiligen Anfrage (transient).

9. Verstorbene Personen und Daten Dritter

Die DSGVO gilt grundsätzlich nicht für Daten verstorbener Personen (Erwägungsgrund 27); nationale Regelungen bleiben unberührt. Dokumente können Daten lebender Dritter enthalten; auch diese werden vertraulich und nur im beschriebenen Umfang verarbeitet.

10. Keine rechtlich wirksame automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Alle KI-Ergebnisse werden Ihnen zur Prüfung und Bestätigung vorgelegt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Kontakt: todesfall-support@appproject.de.

12. Optionaler Briefversand (Pingen, PayPal)

Nutzen Sie den optionalen, kostenpflichtigen Briefversand, werden zur Ausführung des Auftrags Daten an folgende Dienstleister übermittelt:

Pingen AG (Schweiz): das vollständige Schreiben inkl. Anlagen (z. B. Kopie der Sterbeurkunde, ggf. Vollmacht/Erbschein) sowie Empfänger- und Absenderangaben. Zweck: Druck, Kuvertierung und Postversand. Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg): die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten; PayPal ist hierfür eigenständig verantwortlich.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Ihre Einwilligung in die Übermittlung des Schreibens (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Vertraulichkeit: Wir lesen die Inhalte Ihrer Schreiben nicht; ein Zugriff erfolgt nur, soweit dies zur technischen Auftragsbearbeitung oder Fehlerbehebung zwingend erforderlich ist.

Aufbewahrung: Wir speichern die Briefinhalte nicht dauerhaft auf unseren Systemen; beim Versanddienstleister verbleiben Auftrag und Dokument nur für die dort vorgesehene, möglichst kurz gehaltene Dauer. Die vertraglichen Bedingungen finden Sie in den Nutzungsbedingungen Briefversand.

13. Kontakt

AppProject.de, In den Hüttenäckern 35, 74235 Erlenbach, todesfall-support@appproject.de